Cuando trabajamos en BPM ('Business Process Management') o en Calidad, lo importante realmente no es identificar, modelar y analizar un proceso, aunque sean pasos necesarios. Lo relevante no es analizar, sino mejorar un proceso de negocio.
Por desgracia, y salvo quizá en entornos muy específicos, no existen fórmulas exactas que nos dicten cómo hacerlo. Lo que sí hay es mucha experiencia, muchas heurísticas y muchas ideas ya bien probadas de aspectos que, en general, nos ayudan a mejorar un proceso y que podemos intentar aplicar al proceso concreto que estemos analizando en ese momento.
En el libro 'Six Sigma for dummies' de Craig Gygi y Bruce Williams se nos ofrece un decálogo de oportunidades más o menos de aplicación general (aunque con un cierto sesgo hacia la fabricación) para mejorar un proceso de negocio. Veamoslas:
- Reducir o eliminar desperdicio: Muy en la línea de la filosofía 'Lean', se trata de intentar eliminar cualquier cosa del proceso que no añada valor al cliente.
- Equilibrar el tiempo de ciclo con el tiempo de producción('takt time'): El tiempo de ciclo nos mide el tiempo medio entre que se inicia y se termina una operación, normalmente, la fabricación de una unidad, mientras que el 'takt time' nos proporciona el tiempo medio entre el inicio de la producción de una unidad y el inicio de la producción de la siguiente al ritmo necesario para satisfacer la demanda del cliente. La idea es ajustar el ritmo de producción a la demanda del cliente.
- Reducir cuellos de botella: La filosofía es conseguir un flujo suave. Cualquier cosa que desvíe, estrangule o rompa ese flujo es algo que perjudica al proceso y es, por tanto, candidato a ser eliminado.
- Disminuir inventarios: tanto de materiales como trabajo en curso o producto terminado.
- Disminuir los tiempos de transición ('changeover'): es decir, recortar los tiempos para pasar de la producción de un tipo de elemento (tiempos, por ejemplo, para cambios de herramienta). En la medida que los disminuimos, no sólo aumentamos la productividad sino que, además, nos permite adaptarnos mejor a la demanda de cliente y contribuir a disminuir inventarios.
- Mejorar el flujo de información: es decir, que cada persona tenga la información necesaria en el momento en que la necesita.
- Optimizar la disposición en planta: es decir, estudiar y mejorar la propia disposición espacial en planta ya sea de fábrica, oficina o tienda de forma que se reduzcan las necesidades de movimiento y transporte, que son fuente de desperdicio.
- Estandarizar el trabajo: ya que la desviación de estándares tiene a producir desperdicio y peor calidad. Añadiría yo que, además, la estandarización permite aplicar masivamente la automatización, con los enormes beneficios que ello conlleva.
- Aumentar la disponibilidad y tiempo de funcionamiento ('uptime'): o, si se quiere, sacar el máximo rendimiento a las máquinas.
- Enriquecer la capacidad del proceso: en el sentido de acercar la salida del proceso a las demandas del cliente
Aunque personalizarlas para un caso concreto puede no ser tan evidente, son diez buenas orientaciones. Seguro que alguna de ellas es aplicable para nuestro proceso.
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