Según afirma David Allen, en su libro 'Organízate con eficacia', existen tres tipos básicos de actividades que realizamos durante la jornada laboral, a saber:
- Realizar un trabajo predefinido
- Realizar el trabajo a medida que éste surge
- Definir el trabajo
Sin entrar a comentar en detalle lo que Allen afirma respecto de cada una, y las implicaciones de cara a la metodología GTD, no me resisto, sin embargo, a hacer algunos comentarios basados más en la experiencia y observación personales que en lo que en el libro se comenta, aunque creo que mis reflexiones se encuentras bastante alineadas con la doctrina de David Allen.
El primero es la preponderancia que, por desgracia, parece tener la segunda de las actividades, el realizar el trabajo a medida que surge en nuestra actividad diaria. Parece que el mundo actual, tan dominado por la prisa y el estrés, acompañados o generados por el constante cambio y una cierta impredecibilidad de los acontecimientos, y complementado por las abrumadoras posibilidades multicanal de ser abordados por jefes, clientes o colaboradores de forma presencial, a través deteléfonos fijos y sobre todo móviles, correos electrónicos, SMS e incluso medios sociales en Internet, hace que nos rindamos, que reduzcamos nuestro trabajo a un mero procesamiento de los eventos que entran, como si de un sistema de producción por lotes, basado en pedidos y colas, se tratase.
¿No nos damos cuenta de lo importante que es, de cara a ganar productividad, la primera de las actividades, a saber, planificar el trabajo, contemplar en perspectiva todo lo que tenemos que hacer y elegir de forma consciente y racional qué es lo siguiente a abordar? ¿No vemos lo importante que es el que dominemos nuestro tiempo y nuestros compromisos en lugar de reaccionar al último evento en forma de llamada, correo electrónico o SMS? La respuesta inmediata puede generar en nosotros y nuestros interlocutores una falsa sensación de capacidad de respuesta, disponibilidad y eficacia...pero, al menos en lo que a eficacia se refiere, creo que estamos justo en el extremo opuesto.
Más importante aún es, en mi opinión, saber reservar tiempo para la tercera actividad, definir el trabajo. En ella, bajo mi punto de vista y aunque creo que Allen no es tan claro al respecto, es donde se sitúa la estrategia, la creatividad y la innovación, la reflexión más profunda y creativa, la exploración de nuevas posibilidades, la definición de nuestros objetivos vitales y laborales, nuestros métodos y formas de abordar los problemas, nuestras relaciones...
Puede que la dedicación en tiempo no siga esta mismo orden pero, al menos en cuanto a necesidad y calidad del tiempo invertido, diría que el orden de importancia de las tres actividades identificadas por Allen debería ser el siguiente:
- Definir el trabajo
- Realizar un trabajo predefinido
- Realizar el trabajo a medida que éste surge
...es decir, probablemente, justo lo contrario de lo que hacemos en el día a día...
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