Principios para el modelado de procesos

En artículos recientes hemos hablado de qué es modelar un proceso de negocio y por qué es importante. También hemos visto siete razones y media en que conviene descubrir y modelar un proceso. Antes de ir cambiando poco a poco de tercio tras muchos artículos hablando principalmente de procesos de negocio, vamos a complementar los artículos antes mencionados, con unos principios para el modelado de procesos.

Ocho principios que nos vienen de la mano de Martyn Ould y que menciona en su libro en su libro 'Business Process Management. A rigorous approach'.

• Principio 1- Ya que hemos de hacer abstracciones, hagamos que sean significativas: al modelar pagamos el peaje de abstraer y simplificar pero, a cambio, se debe conseguir un significado inequívoco que, no sólo permite la comunicación humana sino, incluso, el poder trasladarlo a un sistema como una especie de ejecutable.


• Principio 2- El mundo real es desordenado: más que un principio es el reconocimiento de una realidad. Ya que esa realidad es compleja y desordenada, los modelos resultantes no siempre podrán ser sencillos y nítidos. El autor emplea este principio para cargar contra los modelos jerárquicos de procesos. Esa posición de Martyn Ould es discutible y no ha sido seguida por la mayor parte de los modelos de referencia. Lo que sí es indudable es que la realidad es con frecuencia compleja y desordenada... y es casi imposible evitar que eso se traslade a los modelos detallados.


• Principio 3- Un modelo tiene que significar una cosa y sólo una cosa: En mi opinión es quizá la característica más importante de un modelo. No es sólo que tenga significado claro, es que además ese significado es único, no interpretable. Esto es una garantía de buena comunicación y de posibilidad de automatización.


• Principio 4- Los modelos de proceso son sobre las personas y para las personas: Por un lado, el modelo describe un proceso y, por tanto, lo que en último término hacen fundamentalmente personas. Pero, además, una de las funciones del modelo es comunicar, y esa comunicación, de nuevo, se produce esencialmente entre personas.


• Principio 5- Existe lo que las personas hacen y lo que deberían hacer: Esa es una realidad que deben tener muy en cuenta los analistas de procesos y negocio. Con muchísima frecuencia el comportamiento en la realidad de las personas no es tan perfecto ni tan ajustado a procedimientos y objetivos como quisiéramos. A la hora de descubrir y modelar un proceso es fundamental conocer lo que realmente se hace, sea eso lo adecuado o no. Tiempo habrá luego para mejorar, pero el punto de partida debe ser la 'cruda' realidad.


• Principio 6- Las personas trabajan en funciones pero hacen procesos: Cuando los expertos del negocio cuentan un proceso, tienden a no ver el proceso extremo a extremo, sino a tener en cuenta la actividad y punto de vista exclusivamente en su departamento, su función. Es preciso, a la hora de descubrir, modelar y mejorar procesos, ser capaces de contemplar la visión transversal de proceso a partir de esa información que con frecuencia es puramente de función.


• Principio 7- Es lo que las personas hacen y no para qué lo hacen lo que cuenta: En este caso el autor se refiere a prestar atención a la verdadera actividad, no tanto al resultado en forma de datos que como consecuencia de esa actividad se obtiene.

Para quien no haya tenido experiencia en descubrimiento de procesos o de actividades similares como análisis de sistemas, algunos de estos principios pueden sonar abstractos, quizá extraños. Pero son la realidad pura de lo que sucede al trabajar en el descubrimiento y modelado de procesos. Tengámoslo en cuenta.