miércoles, 17 de octubre de 2018

Siete situaciones y media en que se necesita descubrir y modelar un proceso de negocio

Hace ya algunas semanas hablábamos de la importancia de modelar un proceso de negocio. En el artículo de hoy volvemos al tema para ver siete situaciones concretas en que nos conviene, se necesita más bien, descubrir y modelar un proceso de negocio.

Y lo hacemos de la mano del libro clásico de BPM 'Business Process Management. A rigorous approach' de Martyn Ould.


Antes de hablar de modelado, conviene recordar lo que se denomina la etapa de descubrimiento, y que no es más (ni menos) que extraer el conocimiento  acerca de lo que sucede realmente en la empresa (lo que se denomina 'elicitación' en la nomenclatura de origen sajón propia del business analysis). Se trata de un conocimiento que, evidentemente, está implícito, puesto que los profesionales que integran esa compañía ejecutan de forma constante procesos, sean conscientes de ello o no. Sin embargo, esos procesos con frecuencia no sólo no están estandarizados y gestionados sino que, incluso, no son conocidos de una forma explícita. Esa explicitación de los procesos es, precisamente, en lo que consiste el descubrimiento.

El propio Martyn Ould nos dice, de forma muy clara, lo siguiente:

It is surprisingly common for an organization not to have a clear idea - or sometimes any idea - of how certain things are done.

Así es. En el devenir del día a día, muchas veces las organizaciones no son conscientes realmente de su propio funcionamiento. De ahí la necesidad del descubrimiento.

El modelado es en realidad como un subapartado del descubrimiento (y del diseño posterior) en que se trazan los procesos descubiertos con una notación formal con su sintaxis y su semántica. Aunque dicho así lo del modelado pueda sonar muy complicado, no es más que dibujar el proceso usando unos elementos predefinidos (recuadros, rombos, flechas y cosas así) con un significado, eso si, muy preciso.

Entendido esto, veamos ya cuáles son esas situaciones que nos indica Martyn Ould en que se necesita descubrir y modelar un proceso:

  • Cuando se necesita una visión compartida sobre lo que la empresa hace y cómo lo hace

  • Cuando se necesita adoptar un método o enfoque común en toda la empresa para hacer algún tipo de trabajo o tarea. Esto puede ser, por ejemplo, consecuencia de la puesta en marcha de un sistema de gestión de la calidad o, incluso, la preparación para una certificación del tipo de ISO 9000.

  • Como parte de un programa de mejora continua, siguiendo la filosofía, por ejemplo, de la calidad total (TQM, Total Quality Management)

  • Cuando vamos a lanzar un programa de rediseño radical, de procesos , organización y operativas, siguiendo las directrices de la reingeniería de procesos (BPR, Business Process Reengineering)

  • Situaciones en que tenemos que alinear unos sistemas de información orientados al dato, con la dinámica de la empresa.

  • Situaciones en que se va a implantar un sistema de workflow para gestionar los flujos de trabajo de la empresa

  • Situaciones en que se va a implantar una nueva tecnología de proceso (como un BPMS, Business Process Management System) tanto para implementar los procesos como para dar soporte a la dirección

Como se puede observar, los tres últimos casos que menciona Martyn Ould, tienen que ver con tecnología y sistemas de información. El libro en que esto se expresa es ya algo antiguo (data de 2007 su última edición), así que no puede recoger los últimos avances en tecnología. Por eso me atrevo a enmendar ligeramente a Martyn Ould con 'media' situación adicional que, estoy seguro, el propio Ould tendría en cuenta si reescribiese hoy en día su libro:

  • Como paso previo a la realización de acciones de digitalización, automatización u optimizaciones de proceso basadas en tecnología. Esto puede abarcar, en realidad, varios casos. Así, el caso más claro sería, por ejemplo, como paso previo a la robotización de tareas usando ya RPA (Robotic Procesc Automation) o, incluso, interfaces conversacionales o chatbots. También sería el caso cuando queremos introducir tecnología de Big Data, ya sea, por ejemplo, para la obtención de 'insights' del proceso, ya sea incluso como elemento operativo mediante el CEP (Complex Event Processing). E, igualmente, sería un paso a realizar para detectar dónde introducir tecnología cognitiva (inteligencia artificial) para toma inteligente de decisiones usando, por ejemplo, machine learning o para captura avanzada de datos mediante visión artificial, reconocimiento de lenguaje natural, etc

Todas las situaciones que identifica Martyn Ould son excelentes ejemplos de cuándo realizar ese descubrimiento y modelado. Sin embargo, debo reconocer que, dado que me apasiona la tecnología, la que más me motiva e ilusiona ahora mismo en mi actividad profesional es esta última media situación que me he permitido el lujo de añadir y que, en cierto sentido, no es más que Transformación Digital aplicada a los procesos de negocio.