lunes, 20 de diciembre de 2010

Dos notas críticas sobre priorización de tareas

Me encuentro leyendo el libro 'Sé más eficaz' de David Allen, uno de los gurús de la gestión del tiempo y la productividad personal, y creador del método 'Getting Things Done (GTD)'.

A lo largo de sus páginas veo muchos detalles interesantes, pero quisiera anotar aquí dos críticas que hace el autor acerca de la gestión del tiempo tradicional.

En primer lugar traigo a colación un defecto, una mala práctica, en la que solemos incurrir en nuestra particular gestión del tiempo:

"Todos tendemos a recuperar los elementos almacenados en nuestra mente a partir del criterio de lo más reciente en el tiempo y lo más intenso(emocionalmente) lo cual difícilmente puede considerarse el sistema más eficiente para la recuperación de datos."

Creo que es cierto. Cuando la gestión del tiempo no se realiza de forma consciente y sistemática, cuando no tenemos una lista de tareas o un plan concreto, nuestra gestión del tiempo tiende a ser de naturaleza reactiva, atendiendo a los asuntos según surgen y con una priorización inconsciente que favorece a lo último que nos llama la atención o nos presiona a su cumplimiento y, en otras ocasiones, a aquello que nos resulta emocionalmente más necesario atender por agrado o, por el contrario, por eliminar la tensión o estrés asociado al incumplimiento. No parece, desde luego, una forma ni sistemática ni eficiente de actuar... pero probablemente es la reacción natural.

Aunque he querido anotar la crítica de arriba, más me ha llamado la atención una segunda crítica mucho más explícita y no ya a un comportamiento espontáneo, sino a las técnicas tradicionales de gestión del tiempo basadas en la priorización de tareas:

"Atribuyo parte de la culpa de esta situación al código de actividades ABC que se ha extendido últimamente en los talleres de gestión del tiempo y establecimiento de prioridades. Entiendo que se enseñe a las personas que si tienen un margen para decidir qué deben hacer con su tiempo, algunas elecciones generan mejores resultados que otras. Pero el defecto de este principio es que anima a descuidar la responsabilidad de gestionar muchas cuestiones abiertas que no desaparecen simplemente porque no sean una prioridad tipo A."

Se refiere el autor a una técnica de gestión de tareas que clasifica éstas en clases A, B y C según su prioridad... y lógicamente atiende las más prioritarias en primer lugar. Como bien apunta David Allen, el problema de esta forma de actuar, y como he podido experimentar en primera persona, es que, en momentos de alta sobrecarga y en que predomina lo urgente sobre lo importante, se acaba atendiendo únicamente a lo más prioritario (normalmente lo más urgente) y lo menos prioritario (normalmente coincidente con lo más importante, pero menos urgente) no recibe jamás atención...puesto que siempre existirán nuevas urgencias que acapararían los slots de tareas de tipo A.

¿El resultado? Con frecuencia las acciones estructurales y de fondo, no reciben ninguna atención.

Parece necesaria, pues, una nueva forma más equilibrada de asignar tiempo a los proyectos y las tareas, un método en que todas las tareas reciban la parte razonable de atención que merecen y ninguna tarea relevante quede abandonada.

¿Es el método 'Getting Things Done' la respuesta?