miércoles, 23 de septiembre de 2015

Un beneficioso efecto secundario de los diagramas de Gantt



Los diagramas de Gantt son, probablemente, una de las herramientas más conocidas de dirección de proyectos.

Aportan muchas ventajas:
  • Ayudan a realizar planificaciones complejas de una forma relativamente simple
  • Dan información visual muy valiosa de la estructuración de tareas en el tiempo
  • Permiten observa de manera sencilla la asignación de tareas (si se combinan con la asignación de recursos)
  • Permiten visualizar de forma sencilla el camino crítico
  • De forma indirecta, permiten conocer la estructura de descomposición de tareas
  • etc
Sin embargo, hay un beneficio, probablemente secundario, pero para mí muy útil que se esconde tras el resto de las ventajas y es lo que yo denominaría el efecto memoria, o el actuar como memoria secundaria para el director de proyecto.

¿A qué me refiero?

Si no existe un diagrama de Gantt el director de proyecto tiene que recordar los hitos que debían cumplirse, las actividades que deberían estar en curso, etc. Puede llevarlas en una hoja excel, puede tener una gran memoria, o puede haberlo delegado en otros miembros del equipo pero de cara al seguimiento estaría bastante solo ante un alud de información desestructurada o excesivamente abundante.

Con un diagrama de Gantt, sin embargo, no se necesita memoria...está en el diagrama. Sin más que observar de arriba abajo las actividades e hitos por las que cruza la línea vertical que marca la fecha en curso, el director de proyecto puede recordar, supervisar e interesarse por todas y cada una de las actividades que deben estar en curso y todos los hitos que debieran estar recientemente cumplidos (los ligeramente a la izquierda de la línea de tiempo) o de próximo cumplimiento (los ligeramente a la derecha).

Sin más apoyo, sin más esfuerzo de memoria.

A lo mejor hay a quien esto le parece muy secundario pero, cuando tienes muchas cosas en la cabeza, muchas cosas en qué pensar y muy poco tiempo, una ayuda de este tipo se agradece mucho...