miércoles, 15 de mayo de 2013

Uso 'estratégico' del tiempo

Aplicar el adjetivo 'estratégico' al empleo del tiempo puede parecer exagerado y estrictamente hablando, tal vez lo sea, pero aprovecho la fuente que me inspira el artículo, una frase en el libro de Rafael Martínez Alonso, 'El manual del estratega', para apropiarme de ese adjetivo. El autor, en un momento dado, afirma:

En la empresa, la gente se queja a menudo de que falta tiempo, pero lo que falta saber es qué es lo importante.

Y no puedo estar más de acuerdo.

Supongo que dependerá de la experiencia práctica de cada uno, supongo que dependerá de las funciones desarrolladas, de las características de la empresa como su tamaño y su cultura, pero lo cierto es que no puedo dejar de sentir que con frecuencia el tiempo se emplea inadecuadamente, que el trabajo central se ve constantemente interrumpido por solicitudes poco relevantes pero que actúan como distractores, que las reuniones son excesivamente frecuentes, excesivamente numerosas, carentes de preparación y faltas de conclusiones, que con frecuencia en las labores grupales e individuales no se definen objetivos ni se planifican los trabajos para conseguir esos objetivos...precisamente porque no se han definido.

La matriz de Eisenhower de gestión del tiempo

En ese contexto adquiere todo su sentido la frase de Rafael Martínez que, sin mencionarla, remite a la conocida matriz de Eisenhower, que se muestra en la figura, y en la que se estructuran las tareas en dos dimensiones, la importancia y la urgencia, con recomendaciones básicas sobre cómo actuar en el caso de las tareas de cada cuadrante.

Para el lector interesado en aspectos de productividad personal, recomendaría igualmente explorar la metodología GTD de David Allen que resumía hace un tiempo en esta presentación.


La conclusión sería, en cualquier caso, la urgente necesidad de mejorar nuestra gestión del tiempo, de saber identificar lo realmente importante, de atrevernos a liberarnos de tareas presuntamente urgentes pero que poco aportan a los verdaderos objetivos, de elevar, en definitiva, nuestra productividad personal... y por vía indirecta la de la empresa.

Y este último detalle es relevante. La agregación de una mejor gestión del tiempo por los empleados de una organización, la suma de mejoras de productividades individuales, debe conducir a un aumento de la productividad de la empresa en su conjunto. Por expresarlo de otra forma, para unos mismos ingresos menores costes, o para los mismos costes mayor producción y, eventualmente, mayores ingresos. En cualquier caso mejores márgenes... y quizá una mejor posición competitiva comparativa con la competencia.

La adecuada gestión del tiempo es difícilmente medible, difícilmente planificable, y seguramente ausente de las discusiones de consejos de administración o comités de dirección, inexistente en los planes a cinco años o la memoria anual. Pero a la luz del párrafo anterior, se vislumbra un impacto en cuenta de resultados y en posición competitiva. Y, visto así, el adjetivo 'estratégico' aplicado a la gestión del tiempo comienza a parecer algo menos exagerado ¿no?.