Las cuatro reglas fundamentales de la productividad y la eficiencia

En los últimos meses he abordado, y este blog es testigo de ello, la lectura y estudio de diversas teorías y técnicas sobre productividad y eficiencia desde muchos puntos de vista, tanto de la eficiencia en procesos productivos industriales como la productividad personal.

El antecedente más lejano es el estudio de las técnicas de Lean Management de Womack y Jones concentradas en el libro 'Lean thinking' que, aunque enfocadas fundamentalmente hacia la fabricación, tienen su aplicación también en el campo de los servicios.

A esto se añade la lectura sobre GTD (Getting Things Done), la famosa metodología para la productividad personal creada por David Allen y que recoge en su libro 'Organízate con eficacia'.

Ultimamente he leído y comentado 'La semana laboral de 4 horas' una obra que, si bien no exclusivamente, ni siquiera principalmente centrada en la productividad, sí que la trata con asiduidad y que se sitúa, en cierto sentido, en un terreno intermedio: habla sobre todo de productividad personal pero también de técnicas de productividad y eficiencia en los negocios.

Si contemplo en perspectiva estas obras observo que, independientemente de que hablemos de productividad o eficiencia, de entorno personal o de empresa y de productos o servicios, existen una serie de reglas y patrones comunes, una suerte de reglas fundamentales que gobiernan la eficacia, la productividad y la eficiencia.

Este artículo recoge y comenta brevemente esas reglas, que casualmente son cuatro, como las reglas fundamentales de las matemáticas y el cálculo. Cuatro reglas que, además, se aplican en cascada, siendo prioritarias o precedentes en el tiempo, bien que no de forma rígida, las que aparecen más arriba en la lista

Son estas:

• 1.- ELIMINAR: Si duda, la forma más radical, el mayor ahorro de tiempo y recursos, se produce cuando se dejan de hacer cosas. Evidentemente, ese no hacer debe tener criterio. En el Lean management y Lean manufacturing se intenta eliminar de los procesos productivos lo que se denomina 'muda', despilfarro, es decir, todos aquelos pasos que no aportan valor. Tim Ferriss, por su parte, nos refiere como guía al principio de Pareto o del 80/20 y a concentrarnos en ese 20 por ciento de las causas que produce el 80 por ciento de los efectos (unos efectos que él enfoca principalmente a ingresos), abandonando el resto.
  
• 2.- SISTEMATIZAR: Para todo aquello que no hemos eliminado, que no tiene sentido eliminar, lo que hemos de hacer es sistematizar. Es decir, hemos de esforzarnos en definir procesos y procedimientos claros e inequívocos. Probablemente no lo logremos en todos los casos, pero hay que extender la sistematización lo máximo posible. El sistematizar, clarificar y homogeneizar procesos y procedimientos permite concentrar actividades, aplicar economías de escala, bajar cualificaciones, disminuir curvas de aprendizaje, ahorrarse inspecciones, evitar errores. Pero, sobre todo, la sistematización es un habilitador imprescindible para las otras dos reglas: automatizar y delegar. Las tres fuentes citadas, el Lean Management, la metodología GTD y las estrategias de Tim Ferriss, son propuestas, más o menos explícitas, de sistematización.
  
• 3.-AUTOMATIZAR: Una vez sistematizado un proceso podemos y debemos intentar automatizarlo, en el sentido de que pueda ser realizado por máquinas, típicamente ordenadores, aunque también pudiera tratarse de, por ejemplo, robots o máquinas herramienta. El fundamento de esta regla es evidente: las tareas repetitivs son en general realizadas con mucha mayor eficacia y eficiencia por máquinas. Las persona deberían concentrarse en esa parte más creativa y compleja que no es posible automatizar (a veces ni siquiera sistematizar) y a las que las máquinas no llegan.
  
• 4.- DELEGAR: Se trata de poder encomendar a otras personas u organizaciones las tareas. En la medida en que dichas tareas estén claras, serán más fáciles de delegar y precisarán menor supervisión y control y, por tanto, consumo de recursos. En el caso de tareas de gran volumen y claramente sistematizadas se podría pensar, tal y como propone Ferriss, en mecanismos de externalización: outsourcing y offshoring. Ferriss lleva al extremo esta práctica proponiéndola, no solo en el mundo de la empresa, sino incluso también para tareas personales. Esta regla ayuda a la eficiencia en la medida en que la persona u organización en que delegamos la tarea sea más competente o eficiente llevándola a cabo que nosotros mismos. Por otro lado, también actúa a modo de apalancamiento, permitiendo abarcar mucho más trabajo, puesto que una parte de él se delega en terceros.

Las cuatro reglas son, en el fondo, clásicas, alguna pudiera hasta parecer taylorista, pero son una aplicación de la pura experiencia y si mantienen su validez para la productividad tanto personal como de empresa, de productos y servicios, debe ser que son algo así como principios universales, expresiones destiladas de mero sentido común.