lunes, 12 de septiembre de 2011

Cambios de contexto, tiempo de preparación y productividad

Creo que la primera vez que oí hablar de los cambios de contexto, o del swapping, fue en el ámbito de la computación y los sistemas operativos multitarea.

El tema tiene, por supuesto, más complejidad pero, en esencia, se trata de lo siguiente: cuando queremos que un sistema operativo soportado por un equipo monoprocesador (o con menos procesadores que programas ejecutables concurrentemente) sea capaz de manejar muchos programas a un tiempo, lo que se hace, en realidad, es simular la multitarea de una forma que para el observador humano es transparente y que genera la ilusión de una multitarea real. ¿Cómo se consigue ? Pues haciendo que el procesador vaya atendiendo alternativamente a los diferentes programas en secuencias suficientemente rápidas como para pasar inadvertidas para el observador humano.

Sin embargo, aunque probablemente despreciable en este caso, esta estrategia esconde una ineficiencia, un coste. En cada ocasión en que el procesador pasa de atender a un programa a procesar otro diferente, tiene que invertir tiempo en realizar el famoso cambio de contexto. Así, si el procesador estaba atendiendo al programa A y pasa a atender al programa B tiene que primero guardar el contexto del programa A (estado de la memoria, estado de los datos, estado de los registros, etc) a un almacenamiento secundario y luego cargar el contexto del programa B. Esta tarea de almacenaje y recuperación de contexto, unido al tiempo y esfuerzo de control (detener el programa en curso, decidir cuál es el siguiente programa a ejecutar y lanzar el nuevo programa) consume tiempo de procesador durante el cual no se está ejecutando ningún programa útil para el usuario.

En el caso de la computación, y dada la enorme diferencia de velocidad entre la que es capaz de ejecutar un procesador digital y lo que el observador humano es capaz de percibir, el efecto de la ineficiencia pasa, probablemente, bastante inadvertido.

Digo que la primera vez que oí hablar de cambios de contexto fue en el ámbito de la computación...pero en el fondo no fue así, lo que pasa es que no se le aplicaba ese nombre. Algo antes, cuando estudiaba las operaciones de fabricación, ya me encontré con la misma problemática. En efecto, un elemento importante en la fabricación por ejemplo con máquinas herramienta, en la medida que éstas ganan flexibilidad (capacidad para mecanizar o fabricar diferentes tipos de productos) es el tiempo de preparación. En efecto, una máquina flexible puede fabricar diferentes piezas pero normalmente necesita una adaptación: quizá deba cambiarse la cabeza, quizá deba programarse y, en general, deberá inspeccionarse el nuevo funcionamiento. Durante ese tiempo de preparación la máquina no está realmente fabricando, mecanizando, ensamblando. Está, simplemente, siendo preparada para acometer la nueva tarea. Aunque en el entorno de la fabricación, asistimos a un patrón reconocible: el cambio de contexto. Y en este caso, sí que se puede observar y apreciar macroscópicamente por el ser humano el tiempo que conlleva, que puede cifrarse en minutos o en horas. De hecho, una de las preocupaciones de las metodologías más eficientes de producción, como el Just In Time (JIT), es reducir estos tiempos de preparación, estos tiempos de cambio de contexto.

¿ Y en el ámbito de la productividad personal, especialmente en oficina ?

Ignoro si existe una teoría formal al respecto o un término generalmente aceptado para denominarlos pero no me cabe duda de que existen los cambios de contexto y que afectan negativamente a nuestra eficiencia y a nuestra productividad.

En nuestro día a día actuamos cada vez más como máquinas multitarea: asistimos a reuniones, atendemos el correo electrónico y el teléfono, elaboramos presentaciones, realizamos acciones administrativas, atendemos la mensajería instantánea, estudiamos un documento...y con frecuencia no hemos terminado una tarea cuando pasamos a la siguiente debido a una interrupción, una llamada, un requerimiento externo.

Aunque desde un punto de vista neurológico se podría discutir, lo cierto es que según nuestra experiencia, los humanos actuamos como un sistema monoprocesador o una máquina herramienta: sólo somos capaces de atender a una tarea compleja (no interiorizada y automatizada) a la vez. Por tanto, cada vez que somos interrumpidos o decidimos voluntariamente cambiar de actividad, sufrimos también el cambio de contexto. Ese cambio de contexto conlleva por un lado acciones externas como guardar un documento que ya no necesitamos y coger otro nuevo, cambiar de programa a utilizar el ordenador (por ejemplo, cerrar el PowerPoint y abrir el excel), etc. Y precisa también de cambios internos para centrarnos en la nueva tarea, recordar dónde la habíamos dejado anteriormente y realizar una rápida y quizá inadvertida planificación de cuáles son los próximos pasos que vamos a dar para llevar a cabo la nueva labor.

Estos cambios tanto visibles como invisibles consumen un tiempo y una energía que no son directamente productivos y, al igual que ocurría en el ámbito de la computación y de la fabricación, suponen una ineficiencia, una pérdida de productividad.

Tim Ferriss, en su libro 'La semana laboral de 4 horas', describe de esta forma el problema del cambio de contexto en la productividad personal:

"Todas las tareas, grandes o minúsculas, exigen un tiempo de preparación. A menudo es igual para una unidad que para cien. Hay un cambio de marchas psicológico, de forma que se puede tardar hasta 45 minutos en reanudar una tarea complicada que se ha interrumpido. Estas interrupciones consumen más de la cuarta parte de cada periodo de 9 a 5 (28%)."


No es de extrañar que, en el contexto actual, donde los nuevos medios técnológicos (teléfonos móviles, correo electrónico, mensajería instantánea, microblogging, etc) producen continuas interrupciones en nuestra atención, y donde el propio ritmo y distribución del trabajo tiende a ser desorganizado y fragmentado, la productividad, al menos en los trabajadores de oficina, los trabajadores del conocimiento, se reduzca drásticamente.

Parece evidente que, para ser más productivos, debemos tanto reducir el número de cambios de contexto (aumentar la dedicación y concentración a cada tarea) como el tiempo de preparación necesario para adaptarnos a las nuevas tareas.

Y sin embargo, parecemos remar en sentido contrario: más interrupciones, más llamadas a móviles atendidas mientras se está, en teoría, atendiendo a una persona, más lectura de correos electrónicos en medio de reuniones, más tareas interrumpidas para acudir a la siguiente reunión recién convocada o para prestar atención a una reclamación de cliente o una nueva necesidad supuestamente perentoria de la alta dirección... un ritmo acelerado y un continuo cambio de contexto que nos produce una ilusoria sensación de mayor productividad cuando, justamente, sucede lo contrario: mientras mayor es el número de cambios de contexto, y mientras menos planificados son, menor es nuestra productividad personal.

¿No deberíamos replantearnos, pues, nuestros modos de trabajo? ¿No deberíamos tomarnos en serio la planificación anticipada de reuniones? ¿No deberíamos concentrar los tiempos de atención a la lectura del correo electrónico o al work list de la Intranet en segmentos temporales concretos del día? ¿No deberíamos reconocer que, salvo en casos muy justificados, los trabajadores del conocimiento no son sistemas de alta disponibilidad, que tienen derecho a no atender inmediatamente una llamada, un correo electrónico  o un mensaje en aras de concentrarse en lo que están haciendo en ese momento y conseguir así una mayor productividad?

No sé cuántos estudios existen al respecto, no sé si se han generado recetas fiables para la productividad personal, si se ha hecho benchmarking con las técnicas de optimización en procesos de fabricación pero estoy convencido de que necesitamos un fuerte replanteamiento de los métodos de trabajo en oficina, un tratamiento inteligente de los cambios de contexto y los tiempos de preparación.

Estoy convencido de que lo necesitamos...pero no estoy nada seguro de que lo estemos haciendo.

¿Qué tal si nos ponemos a ello?