Workflows, agentes y una automatización de baja intensidad

Ya desde hace muchos años, desde que la informática tomó cierta presencia en las organizaciones, uno de sus objetivos ha sido la automatización de procesos, una tarea esencial para lograr calidad, escalabilidad y eficiencia.

En busca de este objetivo, muchas son las tecnologías o tipologías de soluciones que se han aplicado.

Algunas soluciones tradicionales de automatización 

En mi segundo libro, 'Robots en la sombra', hago un repaso de las tecnologías de automatización de procesos. De entre ellas, dos son las grandes protagonistas.

Por un lado, y dentro de las soluciones que denomino 'conscientes de proceso' (implementan procesos de negocio aunque éste no es editable y se refleja de manera implícita) las grandes protagonistas son los sistemas empresariales, los ERP ('Enterprise Resource Planning') y los CRM ('Customer Relationship Management') tan importantes en los mapas de sistemas de las empresas y administraciones ya desde los años ochenta y primeros noventa del siglo pasado y aún en plena forma hoy en día, generalmente en forma de soluciones SaaS ('Software as a Service') desde la nube.

Por otro, tenemos los sistemas orientados a proceso (sistemas en que el proceso de negocio se modela y gestiona de forma explícita y ese modelo de  proceso es la base de la digitalización y automatización). En este campo caen los BPMS ('Business Process Management Systems'), inicialmente denominados sistemas de worfklow y actualmente con frecuencia denominados, de manera incorrecta, simplemente BPM.  También se incluyen los 'Case Management Systems' (CMS) habitualmente integrados como producto con los anteriores.

Por el camino, muchas otras soluciones de nicho o alcance menor como las soluciones ITSM (implementando procesos ITIL) o, a pequeña escala, las macros. 

Llegan los robots software

Hace unos años surgió una solución alternativa de automatización, más orientada a tareas y pequeños procesos que a procesos de negocio extremo a extremo, y más orientadas también a complementar la infraestructura IT y de automatización ya existente que a crear soluciones completas extremo a extremo. 

Hablo, fundamentalmente, de la Automatización Robótica de Procesos, RPA ('Robotic Process Automation') en que se crean unos módulos software, los robots, que implementan pequeños procesos basados en un flujo (con sus pasos o actividades, sus condiciones, ramificaciones y bucles y con sus variables de proceso) pero capaces, sobre todo, de interactuar con todo tipo de recursos IT externos, documentos y aplicaciones, bien sea interaccionando con pantallas (lo que constituye el origen de RPA) o mediante APIs y conectores.

Los robots RPA se constituyen así en una suerte de orquestadores o integradores de otros recursos y aplicaciones, uniendo y dando continuidad a las capacidades de automatización o almacenamiento de información de cada uno de esos recursos.

Los robots RPA eran protagonistas principales de mi libro 'Robots en la sombra' ya citado.

Pero en ese libro había otros protagonistas, los chatbots, otra forma de robots software pero estos fundamentalmente orientados a interactuar con humanos aunque luego, en background, también acceden, y hasta cierto punto orquestan, otros recursos como sistemas y servicios.  

Por detrás de los BPMS y, sobre todo, de los robots RPA, existe un flujo, un workflow que contiene la lógica que enlaza las diversas actividades, tareas y acciones.

La automatización visual de flujos

Y, precisamente alrededor de ese concepto de flujo o workflow surgen otro tipo de soluciones que es de las que fundamentalmente quería hablar aquí, una serie de soluciones que tienen mucho en común con RPA, pero con alguna pequeña, aunque notable, diferencia.

Estoy hablando de un tipo de soluciones que, hasta donde se me alcanza, no han cristalizado en un nombre de categoría de producto, aunque algunos de los que he podido ver que se les aplican son iPaaS ('integration Platform as a Service'), plataformas de automatización de workflow ('workflow automation platoforms') o, incluso, automatización visual. En sus orígenes, y para versiones que creo simples, también se aplicaba el término IFTTT ('If This Then That') significando que lo que hacían es, ante un estímulo o evento, ejecutar una acción.

¿En qué consisten?

Básicamente, permiten construir flujos de trabajo ('workflows') mediante en enlazado en serie o bien con ramificaciones, condiciones y bucles, de una serie de tareas, actividades o pasos. Esas tareas, en general, se realizan mediante la lectura, escritura o invocación de datos y capacidades externas a las que se accede mediante conectores que recubren las APIs correspondientes. Estos flujos pueden ser invocados externamente por un usuario o por otros programas, pero también pueden programarse para ejecución planificada o lanzarse automáticamente ante la detección de un evento. Internamente manejan variables y, sobre todo, lo que se suele denominar 'contenido dinámico' que son variables generadas de forma automática por el flujo sin que el desarrollador deba ocuparse de definirlas (y sólo tenga que usarlas).

¿Cuál es el valor que ofrecen este tipo de herramientas?

• Por un lado, son herramientas en que el desarrollo de un flujo es muy sencillo porque se apoyan en entornos visuales conforme a las filosofías 'Low Code / No Code'.


• Por otro, ofrecen una amplísima colección de conectores que permiten, de forma simple, el acceso a todo tipo de aplicaciones (prácticamente cualquier aplicación conocida) y recursos (correo, sistemas empresariales, documentos ofimáticos, redes sociales, etc) incluyendo los modernos modelos de lenguaje o soluciones de IA.


• Además, ofrecen una larguísima y creciente colección de plantillas ('templates') con flujos ya construidos y casi listos para ser usados.

El lector avezado se dará cuenta de que se parecen mucho a RPA. En efecto, son soluciones muy similares. La diferencia habitual entre ambos tipos de herramientas es que estas de que hablamos ahora,  normalmente sólo se pueden ejecutar en la nube, no pudiendo acceder a recursos o ficheros locales del ordenador del usuario (sólo pueden acceder a ficheros en la nube, típicamente en OneDrive o Google Drive) y tampoco siendo capaces de interactuar con las pantallas de aplicaciones. Por su parte las soluciones RPA sí que son capaces de acceder a recursos locales y pantallas y tienden a ser herramientas algo más sofisticadas.

Entre las herramientas de esta categoría algo indefinida tenemos soluciones como Make, Zapier o N8N e, incluso Power Automate Cloud, la parte de Power Automate que opera en la nube.

Agentes

Y ahora tenemos también los famosos agentes de la agentic AI, que también se parecen mucho a RPA. La gran diferencia de los agentes de la Agentic AI respecto a RPA, y también respecto a las soluciones de automatización de workflow que acabamos de ver, es que, en los agentes el flujo, el workflow, no es explícito, sino que se realiza conforme a planes que genera de forma dinámica un modelo razonador y que la forma de especificar los objetivos de esos agentes suele basarse en lenguaje natural.

Hibridación

Existe, no obstante un gran solape e hibridación entre las soluciones que acabamos de ver: soluciones de automatización de flujos, robots RPA, agentes, chatbots (especialmente los chatbots modernos basados en modelos generativos) e, incluso, soluciones BPMS.

De hecho, en uno de sus últimos cuadrantes mágicos, Gartner habla de 'Business Orchestration and Automation Technologies (BOAT)' y en ese cuadrante mágico vemos soluciones que normalmente encuadraríamos como BPMS, junto con otras de tipo RPA y alguna de automatización de workflows.

La automatización de baja intensidad... que puede ser todo lo contrario

En efecto, lo que se ve en este tipo de soluciones (RPA, workflows y agentes) es el foco en la automatización muy sencilla, no de grandes procesos de negocio, sino de tareas concretas o de procesos muy sencillitos pero que involucran a dos o tres sistemas.

Por eso en mi mente surge la idea de una automatización de baja intensidad, aunque el nombre correcto sería, mas bien, el de una automatización de baja complejidad, porque, en efecto, son herramientas sencillas, al alcance de personas no desarrolladoras, poniendo la automatización al alcance de cualquiera y, por tanto, lo que creo que están consiguiendo, o pueden conseguir, es una altísima intensidad de automatización, especialmente en PYMEs e incluso autónomos, es decir, automatizaciones sencillas...pero en gran cantidad.

Conclusiones

Desde hace unos pocos años tenemos un conjunto de nuevas soluciones de automatización, centradas en flujos y tareas relativamente simples y que, además, son de uso muy sencillo, lo que puede llevar a una automatización básica, pero masiva.