¿Y qué procesos automatizar con RPA?

Un segundo artículo repasando fundamentos básicos sobre RPA (Robotic Process Automation). Si en el anterior revisábamos los beneficios de RPA, en este vamos a identificar qué procesos automatizar con RPA, qué características deben adornar a esos procesos para ser unos candidatos adecuados.

Sí quisiera advertir, antes de proseguir, que normalmente en RPA cuando se habla de procesos, se hace en un sentido algo más restringido que en BPM (Business Process Management). Si el BPM aspira a identificar procesos extremo a extremo (y eventualmente a automatizarlos), RPA tiende a centrarse realmente en tareas concretas o, tal vez, subprocesos. Sin embargo, a los flujos, de alcance relativamente limitado que suelen ser objetivo de RPA, se les suele denominar, simplemente, procesos.

Hecha esa aclaración, volvemos a la pregunta: ¿Qué características deben reunir esos flujos, los consideremos procesos o subprocesos, para que sean objetivo adecuado de automatización RPA?

Y, aunque casi cualquier fuente nos dirá lo mismo, voy a utilizar en esta ocasión el libro 'Robotic Process Automation: Guide To Building Software Robots, Automate Repetitive Tasks & Become An RPA Consultant' de Richard Murdoch, donde se identifican las siguientes:

• Altamente manuales y repetitivos: Esta característica en realidad es doble. Por un lado que sean repetitivos, y por tanto, sometidos a poca variación o discernimiento. Por otro, que sean muy manuales, que es casi tanto como decir que no han sido todavía automatizados.


• Basados en reglas: Las decisiones o alternativas en el flujo están claras, y se pueden reducir a un conjunto de reglas bien definidas.


• Baja tasa de excepciones: es decir, se producen pocos errores, flujos excepcionales o situaciones imprevistas.


• Procesos con entradas electrónicas estándar: Los datos de entrada llegan en formato electrónico estándar y estructurado, lo cual redunda en una facilidad de procesamiento y automatización.


• Alto volumen: es decir, que se produzca una alta tasa de instancias de ese flujo y, por tanto, ocupa una parte importante de la operación de la unidad o unidades intervinientes y de su tiempo.


• Sistemas no sometidos a grandes cambios: Los sistemas en que se apoya el flujo son también estables.


• Procesos maduros y estables: No se están modificando continuamente esos procesos sino que son operativas ya bien asentadas y sin cambios.

Si se observa con cuidado, en el fondo todas las características se pueden agrupar en tres objetivos básicos. Por un lado que sean fáciles de automatizar (procesos repetitivos, basados en reglas, con baja tasa de excepciones y con entradas electrónicas estándar). Por otro lado, que el esfuerzo de automatización no se eche a perder por cambios en los procesos o sistemas (sistemas no sometidos a grandes cambios y procesos maduros), Y, finalmente, que se obtengan grandes beneficios por la automatización (procesos manuales y de alto volumen).

Es posible que si, en otra fuente, encuentro otra lista de características, la haga constar en este blog... pero no cabe esperar muchas novedades porque, las citadas, son las características que realmente caracterizan a los procesos que son buenos candidatos a automatizar con RPA. No hay mucho lugar a la sorpresa.