miércoles, 20 de junio de 2018

La personalidad del analista de procesos


Ya hemos visto que hacer el levantamiento de un proceso es una tarea compleja, una tarea que realiza el analista de procesos y que, en parte por la propia naturaleza de la labor, en parte por las dificultades de la misma, requiere de un perfil especial, una personalidad específica.

En primer lugar, y siguiendo las ideas que en su libro 'Fundamentals of Business Process Management' exponen Marlon Dumas, Marcello La Rosa, Jan Mendling y Hajo A. Reijers, a la hora de hacer un levantamiento de procesos AS-IS (process discovery) el analista de procesos debe realizar fundamentalmente tres tareas:

  • Recoger información
  • Realizar el modelado
  • Asegurar la calidad del modelo de procesos

Y debe hacer esas labores teniendo en cuenta que nuestro analista de procesos es experto en el modelado pero no (o al menos no necesariamente) en el negocio cuyos procesos está modelando. Por ello es fundamental su interacción con los expertos de negocio, su capacidad para establecer una buena relación, extraer información relevante y estructurarla. Y ello, aparte de conocimientos técnicos concretos (como, por ejemplo, el conocimiento profundo del lenguaje BPMN), necesita de unas ciertas características personales.

Un modelo que describe la personalidad es el denominado Modelo de los Cinco Factores desarrollado en el ámbito de la psicología y que incluye cinco dimensiones:

  • Apertura: capacidad de apreciar el arte, la emoción y la aventura.

  • Meticulosidad: Tendencia a la autodisciplina, el orden y el logro.

  • Extraversión: personalidad positiva, enérgica y que busca la compañía.

  • Simpatía: compasión y colaboración.

  • Neurosis: ansiedad, depresión y vulnerabilidad

Pues bien, de esas cinco dimensiones, el analista de procesos tiene que destacar especialmente en la meticulosidad y la extraversión, lo cual no nos sorprende si tenemos en cuenta que, por una parte, debe interactuar con los expertos del negocio y, por otra planificar la actividad y generar modelos detallados y rigurosos.

Además, los analistas de procesos más expertos tienen una forma de trabajar propia y diferente de los más novatos y que, según los autores mencionados más arriba, se concreta en los siguientes cuatro comportamientos:

  • Contar con las personas adecuadas: se refiere a incluir en los comités a los responsables de negocio adecuados de forma que cuando se precise la colaboración de un área y sus expertos  no aparezcan problemas.

  • Disponer de hipótesis de trabajo: se trata de un punto de partida, una lista extensiva de hipótesis de partida sobre el proceso que luego se analizan y confirman o descartan durante el análisis.

  • Identificar patrones de información: es decir, estructuras subyacentes que se repiten y de las cuales el experto del dominio no suele ser consciente pero el analista de procesos sí es capaz de identificar.

  • Prestar atención a la estética del modelo: aunque pueda parecer un aspecto menor, un modelo ordenado y estéticamente bueno, lo hace mucho más comprensible lo que ayuda, no sólo a transmitirlo a los 'stakeholders' sino también durante todo el análisis.

Ya se aprecia que, en efecto, la tarea del analista es compleja y cómo su personalidad es por tanto especial. Evidentemente, hablamos de personas y personalidades y, por ello, no hay patrones cerrados, pero las habilidades y características psicológicas reseñadas sí parecen ser adecuadas y dominantes en el caso de los analistas de procesos.