En Pulse: El primer paso. Agilidad y planificación en tiempos de incertidumbre

La transformación comienza por un primer paso. Las iniciativas comienzan por un primer paso. Los proyectos comienzan por un primer paso.

Un primer paso que en ocasiones no nos atrevemos a dar. Un primer paso al que, en otras ocasiones, nos lanzamos con excesiva ligereza.

Hace décadas no existían mecanismos formales de planificación.

Luego, en 1958, llegó el proyecto Polaris y se desarrollaron técnicas como el PERT, el Critical Path Method, o el Diagrama de Gantt. Y nació la dirección de proyectos, y nos acostumbramos a planificar cuidadosamente los pasos que debíamos dar. No solo eso, incluso nos acostumbramos, algo más tarde, a hacer planes estratégicos y de marketing. Nos acostumbramos a que las actividades respondían a un plan.

Y aquello era bueno.

Luego el mundo, la tecnología y la gestión, comenzaron a acelerarse y a hacerse menos predecibles, el mundo se nos volvió VUCA (Volatile, Uncertain, Complex, Ambiguous) y más elusivo, más confuso, menos aprehensible por planes que nos marcasen nuestra actuación de principio a fin.

Y como respuesta, surgieron metodologías más laxas, más iterativas, de pasos más cortos y ajustes conforme a los resultados obtenidos. Así, la ingeniería de software pasó del modelo en cascada al agile, donde el software se va definiendo, construyendo, probando y desplegando en iteraciones cortas, en sprints. Y el marketing de producto y el lanzamiento de empresas, se nos volvió Lean, Lean startup para ser más exactos. Y empezamos a pensar que mejor que conseguir y lanzar al mercado un producto magníficamente definido y pulido en todos sus detalles, era preferible lanzar el famoso producto mínimo viable… y ver qué pasaba… y reaccionar según los resultados.

Nos hemos acostumbrado a planificar menos y reaccionar más. A ser más rápidos pero menos rigurosos y predecibles.

Y esto también es bueno…

¿Si? ¿También es bueno?

Hasta cierto punto. Sólo hasta cierto punto.

Si, si ello no supone una renuncia a unos objetivos y una estrategia claros. Si, si ello no supone un abandono gratuito de la planificación cuando ésta es posible y en el modo en que es posible. Si, si ello no supone un mera rendición ante la dificultad inherente al acto de estimar y planificar. Si, si ello no supone una concesión a la improvisación, por desidia, por falta de conocimiento, o por falta de rigor.

Cuando se habla de innovación y creatividad se nos anima siempre a dar un primer paso. A identificar una acción concreta, tangible y alcanzable que nos haga avanzar hacia el objetivo. Y es un buen consejo. Pero no hay que olvidar que a un primer paso debe seguir otro, y luego otro, y otro…si es que realmente queremos conseguir un resultado valioso. Y es que, en el fondo, necesitamos tener algo parecido a un plan, aunque quizá no alcance la complejidad de un PERT, o aunque sea entendido como una mera sucesión de pasos que conducen al fin pretendido. En caso contrario, en ausencia de plan, nuestros pasos pueden no conducir a ninguna parte, o pueden desplazarnos en círculos o, simplemente, nos podemos cansar de caminar sin llegar a ningún lugar.

¿Cómo conciliar todo esto? ¿Cómo conseguir el rigor de una planificación sin caer en la rigidez y la burocracia? ¿Cómo planificar y al tiempo ser ágiles y con capacidad de reacción?

Creo que hay dos claves: por un lado tener claro el objetivo y la estrategia básica. Por otro lado, ajustarse siempre a un tipo de planificación que voy a bautizar como multinivel, aunque ya se verá que no es en sí misma un concepto original.

En primer lugar el objetivo y la estrategia. A lo que creo que nunca podemos renunciar, por mucha incertidumbre que haya en nuestro entorno, por muchas dudas que tengamos en una gran variedad de aspectos, es a tener claro cuál es nuestro objetivo, qué queremos conseguir con un proyecto, un producto, una innovación. Si no es así, si no tenemos claro nuestro objetivo, ya sabemos cuál debe ser nuestro primer paso: definir ese objetivo. Formulémoslo, escribámoslo y que sea claro, entendible, inequívoco…. y, si es posible, inspirador… y medible…

La planificación multinivel se refiere adoptar diferentes grados de detalle en la planificación. Cuando estamos empezando un proyecto o transformación complejos, probablemente no podemos ni debemos aspirar a una planificación detallada en todos sus aspectos. No tendría sentido, no sabemos lo suficiente. Y la realidad, o el mercado, o los primeros resultados, nos pueden obligar a cambiar algo el rumbo. Entonces debemos hacer una planificación de muy alto nivel, sólo las grandes fases y, eso sí, intentar planificar en más detalle la primera fase, las primeras acciones. Eso lo que en dirección de proyectos se denomina “rolling wave planning”. A medida que tenemos más claras las cosas, hacemos una planificación más detallada y, si tiene sentido, de más largo plazo.

El uso inteligente de un objetivo y una planificación multinivel te permiten la agilidad y capacidad de reacción que exigen los nuevos tiempos y el rigor y solidez que hemos aprendido a lo largo de décadas de gestionar proyectos.

La unión de ambos factores conjuga la flexibilidad y rapidez, con el rigor y el control.

¿Te convence la idea?

¿Quieres empezar a usar esta forma de enfocar tus iniciativas, tus proyectos, tus aspiraciones?

Pues, simplemente atrévete. Selecciona tu próximo objetivo haz el plan.

Da el primer paso…

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Artículo publicado en Pulse el 2/11/2016

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