lunes, 25 de mayo de 2015

El peligro de los hitos sobrevenidos

Uno de los elementos fundamentales de la dirección de proyectos es la planificación o, empleando la nomenclatura del PMI, la gestión del tiempo ('time management').

En efecto, algunas de las herramientas más populares de la dirección de proyectos (el PERT, el diagrama de Gantt o el método del camino crítico) tienen mucho que ver con la planificación.

Aparte de que esas herramientas sirvan para hacer una planificación ordenada y rigurosa, una vez hecha dicha planificación, uno de los elementos fundamentales, tanto para orientar y motivar al equipo de proyecto, como para el seguimiento por parte del director de proyecto o de los mandos de la compañía, son los hitos ('milestones'), aquellos momentos importantes del proyecto que generalmente marcan la realización de entregas totales o parciales de algunos de los entregables del proyecto. 

Los hitos marcan objetivos, imponen ritmo, transmiten exigencias, orientan el esfuerzo hacia resultados...

Sin embargo, especialmente en grandes proyectos y en proyectos de alta visibilidad con muchos stakeholders, hay una cierta tendencia a relegar parcialmente los hitos del proyecto propiamente dichos y, sin embargo, ir imponiendo en el camino otros hitos menores...pero mucho más frecuentes, más inexcusables y, lo que es peor, improvisados.

¿A qué tipos de hitos me refiero?

Los hitos puede tomar la forma de  análisis urgentes a petición de comités ejecutivos o stakeholders de peso, o de presentaciones y comunicaciones a la organización como parte de una gestión del cambio no previamente planificada, o a la entrega de algunos documentos no previstos inicialmente, o a artículos y comunicaciones escritas en medios internos o externos, o asistencia a eventos como forma de promocionar el proyecto o la compañía. Y como estos, podríamos pensar en otras muchas actividades e hitos sobrevenidos, improvisados.

Aunque probablemente sea imposible planificar todas y cada una de las actividades y prever todo este tipo de peticiones y obligaciones, lo cierto es que estos hitos surgidos de la nada, estos hitos sobrevenidos, pueden hacer mucho daño al proyecto.

¿Por qué?

Pues porque distraen fuerzas y recursos de las actividades planificadas, porque ese detraer unos recursos no previstos puede originar que, o bien se produzcan retrasos en las actividades nucleares del proyecto o bien que se incurra en sobrecostes y porque, además, pueden afectar a la moral y al foco del equipo, sometido a distracciones y sobreesfuerzos sin fin.

Las técnicas de planificación se crearon precisamente para evitar la improvisación y para hacer los proyectos previsibles y gestionables en todos sus aspectos: plazos, costes, recursos...

Tal vez se imponga un cierto retorno a la ortodoxia de la dirección de proyectos, a reforzar las técnicas de planificación y seguimiento, a incrementar el rigor y el gobierno... y, tal vez, tal vez, a tener que decir 'no' alguna vez a algún hito sobrevenido, y a algún stakeholder... por el bien del proyecto... y del propio stakeholder...